開始制定訓練計畫的細節之前，應先徹底評估企業所面臨的內部和外部經營環境，並藉此釐清訓練計畫應該能夠解決的問題。此過程被稱為策略分析。在策略分析過程中，外部因素會根據「機會」和「威脅」進行分析，而內部因素則著重於分析特定部門或工作領域的「優勢」或「劣勢」。這四個因素共同構成了著名的 SWOT 分析矩陣。策略分析不是 TD 專業人員獨自執行的任務，它需要與組織的團隊進行開誠布公的討論，以利大家能夠對未來的經營環境以及訓練計畫的優缺點達成共識。人才發展團隊應該對下列些因素進行深入分析，以確保每個細節都得到徹底檢視，並且沒有忽略任何關鍵問題。

一、影響訓練計畫效能的外部因素
以下六個因素會從訓練計畫的「外部」影響訓練效能，分別是：學員需求、訓練產業、科技發展、經濟狀況、政府法規及社會變化等。

1. 學員學求
   學員通常是指企業員工，此因素是從學員的角度來思考訓練計畫的效能，需要了解管理階層對於訓練的重視程度，他們如何評估訓練是有效的。此外也需要釐清員工的訓練需求為何？哪些是他們執行業務上所需要的？當然也需要了解員工對於目前提供訓練的滿意度，以及對於抱怨的改進方式等。
   
   
2. 訓練產業
   TD 專業人員應該要能掌握目前訓練產業的發展趨勢，了解目前企業的訓練規模與其他企業相較之下的狀況如何？也要明白有哪些領域的培訓可以交由外部訓練機構來執行？同時也要清楚企業內部實體課程、線上課程的數量比例，以及某些關鍵數據，例如：平均使用率為何？退出率為何？要能夠與一般平均值進行比較。
   
   
3. 科技發展
   如今科技快速進步，TD 專業人員應留意是否有最新科技可以更快速、更便宜或更便捷地提供訓練服務？是否有可以顯著提升訓練計畫執行效率或是訓練效果的科技？是否有任何新科技會影響未來對於訓練計畫的設計和執行方式？
   
   
4. 經濟狀況
   TD 專業人員在規劃訓練計畫時，也要將整體經濟大環境狀況考慮進去。目前經濟狀況是成長、減緩還是停滯？經濟狀況對於組織的影響程度，以及能分配給訓練業務的資源多寡。經濟也會影響各產業缺工狀況、勞動力技能水平，這些都會影響到能夠提供的訓練類型。
   
   
5. 政府法規
   TD 專業人員在規劃訓練計畫時，亦須注意在環境、健康、安全或勞工管理方面，是否有任何新發布的、或草擬中的法案，可能導致需要更新或調整訓練計畫。主管機關對於強制性的訓練計畫是否需要修正？是否有其他更具成本效益的替代方案？
   
   
6. 社會變化
   TD 專業人員在規劃訓練計畫時，須察覺勞動力的組成（年齡、性別和收入等方面）是否有變化，這些變化對於訓練效能所產生的影響。或是生活方式或偏好的改變是否影響了員工的學習方式？例如：社交網路、行動裝置、微學習等

二、影響訓練計畫效能的內部因素
以下六個因素會從訓練計畫的「內部」影響訓練效能，分別是：訓練部門、業務程序、訓練設備、資訊系統、政策程序及盈利狀況等。

1. 訓練部門
   部門架構的設計要能夠迅速回應組織和業務需求，必要時應該思考重新組織訓練功能，以更好地回應客戶需求、降低成本及提高有效性。訓練部門的員工是否具有科技素養、有能力評估供應商的線上課程是否合宜？
   
   
2. 業務程序
   TD 專業人員應反思過去執行的主要訓練活動類型（新人訓練、教學設計、例行訓練或領導力發展）、訓練對象（新員工、兼職員工、高潛力、主管和經理階層），這些訓練執行方式是否合適？是否有達成業務目標？訓練活動的推廣方式、投入時間以及成效，也需要一併考慮。
   
   
3. 訓練設備
   訓練設備的涵蓋項目非常廣且多元，像是訓練教室、影音設備、教材教具、學習軟體⋯⋯等。TD 專業人員在規劃訓練計畫時，應一併考慮目前擁有的訓練設備是否足以讓計畫順利實施。設備是否有利於學習，是否有合適的科技來協助或鼓勵學員之間的協作和分享。
   
   
4. 資訊系統
   若有購買訓練資訊系統，則應留意訓練紀錄的管理方式，與訓練相關的系統、流程和程序是否已正確記錄？訓練資訊系統能否準確追蹤並維護員工的訓練記錄。系統之間是否可以互相連動？或是形成系統孤島。
   
   
5. 政策程序
   要制定優良的訓練計畫，TD 專業人員需要留意訓練政策和程序是否有正確記錄、是否定期更新和審查。若政策與程序有所變更，會如何傳達給員工。是否有已過時的程序、可否加以簡化？同時也需要有適當的內部管控機制來保護及維護訓練設備和訓練工具。
   
   
6. 盈利狀況
   企業目前的財務狀況是盈利、還是虧損，現金流是否有問題？是否預期明年度會縮減財政支出。

制定訓練計畫的 SWOT 分析

如上所述，在與訓練團隊詳細討論過上述外部與內部因素後，即可開始制定 SWOT 分析矩陣。SWOT 分別代表優勢、劣勢、機會和威脅。請嘗試將 SWOT 矩陣限制為一張 PowerPoint 投影片或一頁 Word 文件。如果內容太多，亦可以在一頁呈現外部因素，在另一頁呈現內部因素。完成後，就可以使用 SWOT 矩陣來總結在明年度訓練預算中必須解決的關鍵內部和外部因素。

資料來源: TD at Work